미국 국립기록청의 이메일 관리 연구

Abstract

현재 우리나라에는 공공기관의 이메일 기록 관리를 위한 법령이나 실무 지침이 마련되어있지 않다. 업무상 이메일 활용도는 70% 이상이며, 공직자통합메일은 2015년부터 모바일 서비스도 시작되었으나 여전히 공무용 이메일은 공공기록법상의 기록물로 관리되지 않고 있다. 이메일이 이관대상 기록물에 포함된다면 어떠한 이메일을 중요 기록으로 선별할 것인지 난관에 봉착할 것이다. 따라서 본 연구에서는 미국의 사례를 살펴봄으로써 보존대상 이메일의 선별기준에 대하여 생각해 보고자 한다. 미국은 이메일을 기록으로 간주할 뿐만 아니라 최근에는 이메일의 선별 및 보존 기간의 산정에 대한 실무 지침을 개발하였다. 2013년 9월 국립기록청이 제정?고시한 캡스톤 접근법에서는 고위직의 이메일 계정을 중심으로 주요 기록을 선별하고 관리한다. 그리고 2015년 4월에 제정한 이메일 기록관리를 위한 공통처분일정표를 통하여 이메일의 보유기간을 산정한다. 이메일 선별의 기준으로는 직위와 역할을 제시하였으며, 이메일의 보유기간도 다소 짧게 설정한 점이 눈에 띈다. 한국은 공공기관의 이메일 관리에 관하여 법령상의 근거는 마련되어있지 않으나 실무상으로는 정보보호 조치에 의하여 이메일의 관리가 간접적으로 이루어지고 있다. 망분리 사업에 의하여 상용메일의 업무상 사용이 금지되고 업무망 외부로 나가는 이메일에 대해서는 부서장 이상의 결재를 맡도록 하고 있다. 따라서 주요 이메일 기록은 부서장에게 집적되므로 캡스톤 접근법에서 제시하였듯 부서장 이상을 캡스톤으로 선정하여 그에게 집적된 이메일을 보존 관리하는 것은, 이메일 선별 관리를 위한 하나의 방안으로 고려해볼 수 있겠다.