Μεθοδολογία βελτίωσης και αξιολόγησης σχεδίων διαχείρισης κρίσεων και ασφάλειας συστημάτων μηχανικού

Abstract

Emergency response plans are documents that define the elements of a system which is responsible for managing a natural or a technological disaster when it will occur, together with its goals, responsibilities, objectives, and actions. These plans are utilized by executive entities to respond during a critical incident and help ensure preparedness in many cases of emergency, while taking steps to mitigate losses to both people and properties.However, contingency plans are typically presented as bulk documents with too much information that, in many cases, confuse the stakeholders (first responders, governmental and local authorities etc.), and complicate situations by creating gaps. Plans, designed like this, tend to become obsolete and non-practical, giving a false sense of safety or preparedness of the system. Thus, when emergencies occur, the system's capacity to cope with them is limited and sometimes fails to perform as desired. The main issue is that problems and loopholes in disaster response plans are realized after the occurrence of emergencies. There is a need for organizations, public services and businesses to improve their plans to reinforce their overall emergency response capacity based not only in an ad hoc approach e.g. exercises, but also towards a more sophisticated and evidence-based approach to analyze emergency response plans, evaluate their overall capacity and maximize their efficacy based alternatively on modern systems’ theory methods. Specifically there is a need for methods that aim at identifying the loopholes in emergency response plans before disasters occur. So far approaches which were introduced to address the response of emergency systems can be categorized as follows: (a) Approaches based on stakeholder consultation and periodic drills, collaboration exercises and strategic exercises, (b) serious games approaches, (c) computer based simulations, (d) formal modeling approaches to compare existing disaster plans, (e) a suite of tools for emergency plan management support like SAGA and (f) content and semantic analysis methods.This dissertation focuses on the development of a new methodology, utilizing a systems’ theory method, that: a) identifies emergency plans’ loopholes and b) provides a numerical value that indicates the “distance” between what is planned and what should have been planned. For this purpose, a case study has been used and the proposed methodology was applied to the official evacuation plan due to forest fires, of Greece's Civil Protection Agency.Thirty-one missing specifications or loopholes were identified which made the emergency response plan dysfunctional and a value was calculated indicating that there was a considerable distance between the initial plan and the enhanced plan. These results were compared and validated against the prosecutors’ investigation findings of the 2018 forest fire in the small resort of “Mati” Greece, 18 miles east of Athens, where more than 100 people died because of the fire.

Τα σχέδια αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης είναι έγγραφα που ορίζουν τα στοιχεία ενός συστήματος το οποίο είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση μιας φυσικής ή τεχνολογικής καταστροφής, όταν αυτή θα συμβεί, μαζί με τους στόχους, τις ευθύνες, τους σκοπούς και τις δράσεις που θα πρέπει να πραγματοποιηθούν όταν δημιουργηθεί η έκτακτη ανάγκη. Αυτά τα σχέδια χρησιμοποιούνται από τους αρμόδιους που έχουν την ευθύνη να ανταποκριθούν κατά τη διάρκεια ενός κρίσιμου συμβάντος και να βοηθήσουν στη διασφάλιση της ετοιμότητας του συστήματος, λαμβάνοντας ταυτόχρονα μέτρα και για τον περιορισμό των απωλειών τόσο σε ανθρώπινες ζωές όσο και σε περιουσίες. Ωστόσο, τα σχέδια έκτακτης ανάγκης είναι συνήθως πολύπλοκα έγγραφα που περιέχουν πάρα πολλές πληροφορίες που, σε πολλές περιπτώσεις, προκαλούν σύγχυση στους υπεύθυνους εφαρμογής τους (υπηρεσίες άμεσης ανταπόκρισης, κυβερνητικές και τοπικές αρχές κ.λπ.) και περιπλέκουν τις καταστάσεις δημιουργώντας κενά. Σχέδια που έχουν συνταχθεί με αυτό τον τρόπο τείνουν να γίνονται ξεπερασμένα και καθόλου πρακτικά, δίνοντας μια ψεύτικη αίσθηση ασφάλειας ή ετοιμότητας του συστήματος. Έτσι, στις καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, η ικανότητα του συστήματος να τις αντιμετωπίζει περιορίζεται και μερικές φορές αποτυγχάνει να εκτελέσει αυτά που θα έπρεπε. Το κύριο ζήτημα είναι ότι τα προβλήματα και τα κενά στα σχέδια αντιμετώπισης των καταστροφών εμφανίζονται μετά την εκδήλωση της καταστροφής.Υπάρχει λοιπόν η ανάγκη για τους οργανισμούς, τις δημόσιες υπηρεσίες και τις επιχειρήσεις να βελτιώσουν τα σχέδιά τους για να ενισχύσουν τη συνολική τους ικανότητα στην αντιμετώπιση της έκτακτης ανάγκης η οποία να μην βασίζεται μόνο στην κλασική προσέγγιση των ασκήσεων ετοιμότητας, αλλά και σε μια πιο εξελιγμένη και επιστημονικά τεκμηριωμένη προσέγγιση ώστε να γίνει ορθολογικότερη ανάλυση της δυνατότητας των σχεδίων να αντιμετωπίσουν τις καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, να αξιολογήσουν την συνολική ικανότητά τους και να μεγιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητά τους βασιζόμενοι σε εναλλακτικές μεθόδους της θεωρίας των σύγχρονων συστημάτων. Πιο συγκεκριμένα χρειάζονται μέθοδοι που να στοχεύουν στον εντοπισμό των κενών στα σχέδια αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης πριν από την εμφάνιση των καταστροφών. Μέχρι στιγμής οι προσεγγίσεις που εισήχθησαν για την αντιμετώπιση της απόκρισης των συστημάτων έκτακτης ανάγκης μπορούν να κατηγοριοποιηθούν ως εξής: (α) Προσεγγίσεις που βασίζονται σε διαβουλεύσεις με τα ενδιαφερόμενα μέρη και περιοδικές ασκήσεις, ασκήσεις συνεργασίας και στρατηγικές ασκήσεις, (β) προσεγγίσεις σοβαρών παιχνιδιών, (γ) προσομοιώσεις με υπολογιστή, δ) επίσημες προσεγγίσεις μοντελοποίησης για σύγκριση υφιστάμενων σχεδίων καταστροφών, (ε) μια σειρά εργαλείων για υποστήριξη διαχείρισης σχεδίων έκτακτης ανάγκης, όπως η SAGA και (στ) σημασιολογικές μέθοδοι ανάλυσης.Αυτή η διατριβή, πέρα από όλα αυτά, επικεντρώνεται στην ανάπτυξη μιας νέας μεθοδολογίας χρησιμοποιώντας μια μέθοδο της θεωρίας των συστημάτων η οποία θα: α) προσδιορίζει τα κενά των σχεδίων έκτακτης ανάγκης, β) παρέχει μια αριθμητική τιμή που θα δείχνει την «απόσταση» μεταξύ του τι σχεδιάστηκε και του τι θα έπρεπε να είχε σχεδιαστεί. Για το σκοπό αυτό, χρησιμοποιήθηκε μια μελέτη περίπτωσης και η προτεινόμενη μεθοδολογία εφαρμόστηκε στο επίσημο σχέδιο εκκένωσης λόγω δασικών πυρκαγιών, της Γενικής Γραμματείας Πολιτικής Προστασίας της Ελλάδας. Εντοπίστηκαν τριάντα ένα κενά που καθιστούσαν το σχέδιο αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης δυσλειτουργικό ενώ επίσης υπολογίστηκε και μια τιμή που δείχνει ότι υπήρχε σημαντική απόκλιση μεταξύ του αρχικού σχεδίου και του βελτιωμένου σχεδίου. Αυτά τα αποτελέσματα συγκρίθηκαν και επικυρώθηκαν με τα πορίσματα της εισαγγελικής έρευνας για τη δασική πυρκαγιά του 2018 στο «Μάτι», 18 μίλια ανατολικά της Αθήνας, όπου περισσότεροι από 100 άνθρωποι βρήκαν τον θάνατο εξαιτίας της πυρκαγιάς.