Um sistema para arquivo e gestão electrónica de documentos

Abstract

A documentação é um dos recursos mais importantes de que as organizações dispõem, sendo um valor fundamental e uma ferramenta indispensável ao seu desenvolvimento normal. Por isso, as actividades relacionadas com a gestão eficiente e o tratamento da informação são tarefas críticas para que o negócio de uma organização funcione sem problemas. Da mesma forma, os meios e recursos de que a organização dispõe para conseguir um melhor e mais rápido acesso a documentação, terão como consequência, uma maior facilidade na tomada de decisões. A gestão de documentos é portanto um processo essencial ao bom desempenho de uma instituição e um reflexo da sua organização interna. Um sistema de arquivo e gestão electrónica de documentos permite preservar o conhecimento de uma organização e organizar electronicamente a sua documentação, assegurando assim a informação necessária, na altura certa, para a pessoa certa. Este projecto consiste no desenvolvimento de uma componente de arquivo e gestão electrónica de documentos e sua integração com uma aplicação comercial. Existe também neste projecto uma componente de estudo de alguns produtos de arquivo e gestão electrónica de documentos e suas funcionalidades. Esta avaliação inicial será feita com o objectivo de avaliar as funcionalidades existentes em soluções disponíveis e tirar partido de uma solução destas como base de desenvolvimento da componente de gestão documental a implementar no decorrer do projecto. O objectivo é fornecer a esta aplicação funcionalidades de gestão documental, facilitando assim a organização e o acesso à informação.

Documentation is one of the most important resources that organizations have, being a fundamental value and an important tool to its normal growth. Therefore, all activities related with an efficient management of information, are critical for running an organization business without any problems. In the same way, the means and resources that the organization has to get a better and faster access to information, will bring easier ways to make decisions. The management of documents is therefore an essential process to the good performance of the organization and a reflex of its internal organization. A Document Management System enables the preservation of knowledge in an organization, and allows the management of the documentation, ensuring the right information, in the right place, at the right time. This project consists in the development of a document management system component and its integration with a commercial application. There is also in this project a initial study of some Document Management Systems products and its functionalities. The aim of this project is to give this application functionalities of document management, making the access and organization of information an easiest task.