Propuesta de mejora para optimizar la gestión documental electrónica de los proyectos de inversión en la plataforma de gestión documental Esigna del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

Abstract

La gestión de documentos está ligada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos y procedimientos de todas las entidades. Como aporte a esta gestión, las organizaciones deben apropiar prácticas en la gestión documental, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones, que permitan promover la eficiente prestación de trámites, servicios, contenidos y aplicaciones para una correcta gestión de la información institucional (AGN, 2018) Así pues, la responsabilidad frente al diseño, implementación, seguimiento y evaluación de un sistema de Gestión Documental, evocado a la gestión de documentos electrónicos no debe recaer solamente en la Oficina de TICS, ni en el área de Gestión Documental, es preciso que otras intervengan de manera transversal para proponer mejoras en los procesos que permitan gestionar correctamente la información, que se ajusten a los procesos actuales y a los nuevos según la evolución, así pues a través de diferentes estrategias se puedan proponer todo tipo de acciones de mejora que amenicen costos, personal y que beneficien los usuarios internos, externos y que a su vez permitan una óptima integración de las comunicaciones internas y externas.