Reorganização dos processos de uma central de colheitas à luz dos princípios de Lean Healthcare

Abstract

O presente projeto de dissertação foi realizado no âmbito do Mestrado em Engenharia e Gestão Industrial da Universidade do Minho, e desenvolvido na Central de Colheitas (CC) do Hospital de Braga, EPE, a cargo do departamento de Patologia Clínica. O principal objetivo do mesmo é a reorganização dos processos e melhoria das condições para os utentes na Central de Colheitas, com principal destaque para a redução das reclamações, análise de desperdícios temporais e análise de indicadores de desempenho, nomeadamente a taxa de cumprimento de horários agendados para as colheitas. A análise da situação atual pretende descrever todo o processo e espaços, de forma a existir uma melhor compreensão de tudo o que acontece na central e com o objetivo de serem analisadas as maiores necessidades de melhoria. Foi ainda realizada uma recolha de dados recorrendo aos utentes que passaram pela central durante uma semana, de forma a culminar com o estudo do tempo que os mesmos passam no hospital e em qualquer uma das fases do processo para realizar uma recolha de sangue. Agregaram-se todos os dados e informações recolhidos e utilizaram-se várias ferramentas auxiliares da análise, nomeadamente diagrama de spaghetti, gráficos com disposição de valores individuais e tabelas de frequência, entre outros. Com base nos princípios do Lean, com especial foco na área da saúde, foram desenvolvidas várias propostas de melhoria ao processo, nomeadamente a alteração do espaço utilizado na CC, a inclusão de um sistema de gestão de filas de espera, a adição de um novo elemento de administração ao serviço e ainda a alteração do bloco de marcação para cada utente. A cada sugestão foram também acrescentados cenários simplificados da proposta de forma a poderem ser analisados e eventualmente selecionados para implementação, apesar de com menor impacto do que o desejado. Todas as propostas foram analisadas em conjunto com a equipa de profissionais do Hospital de Braga, EPE, encontrando-se em fase de decisão para implementação no terreno. Com esta aplicação das novas ideias pretende-se uma redução dos tempos de espera para os utentes e melhores condições nos vários momentos de espera ao longo do percurso. Ainda neste documento, e para uma melhor ideia da aplicação de algumas das propostas, apresenta-se a realização de uma simulação digital, tendo por base alguns valores recolhidos durante o projeto em adição com outros considerados relevantes.

This dissertation project was developed within the scope of the Master's in Industrial Engineering and Management of the University of Minho and developed at the Collection Centre of the Hospital de Braga, EPE, under the responsibility of the Clinical Pathology department. The main goal is the reorganization of processes and improvement of conditions for users at the Collection Centre, with the main emphasis on reducing complaints, analysis of time waste, and analysis of performance indicators, including the rate of compliance with scheduled times for the collections. The analysis of the current situation aims to describe the entire process and spaces, so that there is a better understanding of everything that happens at the central and with the objective of analysing the greatest needs for improvement. Data was also collected from users who passed through the centre during a week, in order to culminate with the study of the time they spend in the hospital and in any of the stages of the process to perform a blood collection. All the data and information collected was aggregated and various tools were used to assist in the analysis, including spaghetti diagrams, graphs with individual values and frequency tables, among others. Based on Lean principles, with special focus on the health area, several proposals for process improvement were developed, namely the change of the space used in the CC, the inclusion of a queue management system, the addition of a new administration element to the service and the change of the appointment block for each user. Simplified scenarios of the proposal were also added to each suggestion so that they could be analysed and eventually selected for implementation, although with less impact than desired. All proposals were analysed together with the team of professionals of the Hospital de Braga, EPE, and are now being decided for implementation in the field. With this application of the new ideas, we intend to reduce waiting times for users and improve conditions in the various moments of waiting along the route. Also in this document, and for a better idea of the application of some of the proposals, a digital simulation is presented, based on some values collected during the project in addition to others considered relevant.