Modelo de governança para Centro de Serviços Compartilhados : proposta de aplicabilidade nas Instituições Federais de Ensino Superior

Abstract

Resumo: Esta tese defende que a criação de um modelo de governança corporativa específico para um centro de serviços compartilhados entre instituições federais de ensino superior, favorece a implantação do modelo de compartilhamento de serviços entre estas instituições. Para tanto, foi utilizada uma pesquisa qualitativa, a partir da avaliação de um estudo de caso único, contemplando o compartilhamento das atividades administrativas de apoio, Auditoria Interna, Contabilidade e Tecnologia da Informação e Comunicação, e principalmente, o desenho de um modelo de governança aplicável para a relação entre quatro IFES localizadas no Estado do Paraná. A coleta dos dados ocorreu por meio de pesquisa documental e entrevista, enquanto a análise dos dados foi por meio de estatística descritiva e análise de conteúdo, finalizando com a triangulação entre os dados coletados de documentos, entrevistas e as teorias. Assim, foi desenvolvido um modelo de estrutura de governança de três camadas para o CSC, contemplando a representatividade dos usuários nas instâncias internas de governança. Os entrevistados indicaram que o modelo proposto é viável de aplicação e que beneficiaria a implantação do CSC. Como sugestão de correção do modelo, foi indicado ampliar a representatividade das IFES em função do tamanho de cada instituição e a inclusão de conselheiros representantes dos demais atores envolvidos no processo, a exemplo de um conselheiro representante do sindicado dos trabalhadores e um representante do corpo discente. E ainda, que o modelo serve como um ponto de partida para futuras discussões. Os resultados também demonstraram que as IFES possuem estruturas e processos de gestão em estágios distintos e complexos, as três funções de apoio conseguem operar dentro do limite de qualidade de suas capacidades, quer de recursos financeiros quer de recursos humanos. Estas limitações de recursos encontradas não são exclusivas destas três funções, mas sim de todo o conjunto de IFES. Desta forma não há um declínio ou uma crise no desempenho das atividades do modo como são atualmente executadas, mas sim um limite de operação. Adicionalmente não foi observado pressões externas para mudanças ou alterações radicais no modelo de gestão destas atividades, indicando não haver uma forte pressão para a desinstitucionalização do modelo vigente de operação das três atividades. Por outro lado, tanto no diagnóstico quanto nas entrevistas foi possível observar potenciais ganhos com a proposta de mudança para o modelo de gestão CSC, sendo indicado como viável por uma grande parcela dos entrevistados. Estes indicaram benefícios e desafios para a implantação do modelo CSC. O total de profissionais que representam as três funções totalizaram 421 servidores, sendo acrescidos na formação do CSC outros 8 servidores, totalizando 429 profissionais, representando aproximadamente 3,2% do total de servidores das quatro IFES.

Abstract: This thesis argues that the creation of a specific corporate governance model for a shared services center (SSC) among federal higher education institutions (FHEI) supports the implementation of the service-sharing model between these institutions. To this end, qualitative research was used, based on the evaluation of a single case study, covering the sharing of administrative support activities, Internal Auditing, Accounting and Information and Communication Technology, and mainly, the design of a governance model applicable to the relationship between four FHEI located in the State of Paraná. Data collection was carried out through document research and interviews, while data analysis was done using descriptive statistics and content analysis, concluding with the triangulation of data collected from documents, interviews, and theories. Thus, a three-tier governance structure model was developed for the SSC, considering the representation of users in the internal governance bodies. The interviewees indicated that the proposed model is feasible to apply and that it would benefit the implementation of the SSC. As a suggestion for model improvement, it was recommended to expand the representation of the FHEI according to the size of each institution and to include council members representing other stakeholders involved in the process, such as a union representative for the workers and a student body representative. Furthermore, the model serves as a starting point for future discussions. The results also demonstrated that the IFES have management structures and processes at distinct and complex stages, and that the three support functions are able to operate within the quality limits of their capabilities, both in terms of financial resources and human resources. These resource limitations are not exclusive to these three functions, but rather to the entire set of FHEI. Thus, there is no decline or crisis in the performance of the activities as they are currently carried out, but rather an operational limit. Additionally, no external pressures for radical changes or alterations in the management model of these activities were observed, indicating that there is no strong pressure to deinstitutionalize the current operating model of the three activities. On the other hand, both the diagnosis and the interviews revealed potential gains from the proposed shift to the SSC management model, which was deemed viable by a significant portion of the interviewees. They indicated benefits and challenges for the implementation of the SSC model. The total number of professionals representing the three functions amounted to 421 employees, with an additional 8 employees added to form the SSC, totaling 429 professionals, representing approximately 3.2% of the total workforce of the four FHEI.